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深韵资讯 News

如何使会展更有活力

发布时间:2014-02-26 10:23 来源:深韵会展网

会展与众不同的原因在于它能让参加者有体验感及培养对该活动组织方的情感。因此我们在会展的筹划阶段的重点是让与会者感受到独特、令人难忘的情感经历;并且最主要的是,我们必须尝试着让每位参加者都能感觉到自己已经融入到了会议的主题内容中。因此,在展前,我们习惯将沟通和筹划以同样的节奏进行。同时,关注细节:展览策划、展览设计、展台搭建、展览布置。因为这些细节就是一场普通会展和令人难忘的会展之间的区别。

会展中所有活跃气氛的活动的关键都是为了实现沟通以及激励内部的目的。让我们来看一些深圳展览公司的例子来了解它。

1.与会者的接待

接待处的另一个作用在于,我们可以利用一切可用的资源让与会者在看到接待处的时候就能感受到会议的主题和气氛。有一次我们就把宾馆接待处的周围布置成在飞机上的场景,现场还安排了“机组人员”和“机长”欢迎“乘客”。还有一次,会展的主题是“冒险”,我们在接待处安装了帐篷,放好远足装备,并摆放了关于这个专题的背景墙。

2.使人振奋的演讲

会议中的会谈和演讲取得成功的关键因素在于会议室的气氛,多媒体资源的配合运用以及演讲本身的专业性(幻灯片或其他能够提供给与会者的可用资源)。特别制作的视频是演讲的宝贵资源,可以强化会议的主题以及想要传达的信息,并使信息更容易被观众接受。图片和声音的使用必须由专业的团队负责监控,且根据演讲者的要求进行。在演讲中,幻灯片并不是唯一可以使用的工具。一个新的系统工具——Prezi是我们强烈推荐的,因为它能帮助我们创造一场有吸引力的动态演讲。在演讲中艺术性的表演是从来不会出错的。在最近的一场会议中,为给一个著名的天然矿泉水品牌的现场制造氛围、吸引与会者,我们在观众席制造了一场人工降雪。

3.小型实践研讨会

规划小型实践研讨会的目的在于打破单向的会谈,让与会者经历他们所想要的想法和概念。经历性的展示能让与会者对产品有更深的认同感,因此它非常适用于一天即将接近尾声的时候。我们曾经在几个小型实践研讨会做过一些记忆游戏,在会上我们要找到文字或图像互相匹配的销售剧本。还有一次在一家著名的牙科家庭保健产品的研讨会上,我们将会议现场布置成了一个牙科诊所。通常,模拟角色扮演的效果是相当不错的。

4.空闲时间

通常情况下,这类会展的议程安排都很紧,往往不会有太多的空闲时间。然而有时如果我们可以组织一次几乎所有人都会想要参加的Fam Trips(以旅游的形式让销售团队了解企业销售的或即将销售的产品)式的跑步,可以达到意想不到的效果。有时我们自己都会为自己将一群非常不同的人组合为一个群体而感到吃惊,因为虽然他们爱跑步的程度各有不同,但他们都跑起来了。这些都是通常不会和自己的同事一起做的事。就像在这篇短文中和大家说的,跑步能让大家想出很多好的点子。

5.晚餐

通常我们会根据会展的主题来决定晚餐的布景,并且始终觉得这应该是一个集体的放松时间。让晚餐最后达到高潮的一个有用的工具是通过多媒体将一天中拍摄下来的最好的一些图片投影出来,比如在研讨会上或空闲时间的同事等。关于晚餐的食物,通常让与会者品尝会展举办地地方的产品和经典的菜肴是非常好的选择。而在时间非常紧迫又没有空闲时间的情况下,做一条城市的小吃路线进行美食观光也是非常值得推荐的。

6.第二天

经过第一天紧张的行程后,通常第二天的行程会以延续会议主题的户外活动为主,并以此促进团队合作精神。总之,我们一再强调要根据所处的地理环境做好相应的布景,关以此来突出会议的主题。比如,有一次我们就在杜布罗夫尼克附近用船来做一次河上的寻宝游戏(Ginkama),团队中的成员必须在路途中收集关于新产品的零碎的产品纲要。还有一次,我们特别租了一座修道院,让整队的成员在晚上共同面对恐惧。在另一个我们策划的会展中,我们模拟了在福门特拉岛做幸存者节目。还有两次比较令人难忘的是与会者一起拍摄电影,以及在阿姆斯特丹为一个新的药品拍摄广告。还有一次,有一场会议的目的是最大限度地激励全公司的员工来共同克服危机,第二天的主题是“到达顶峰”,因此,我们用气球上升比喻超过顶峰,当时25个气球同时上升的场面是非常壮观的。

作为总结,我们想要强调的是使会展更有活力的三个最基本也是最重要的组成部分是:第一,将创新的想法与会议的目标结合在一起。第二,寻找一些合适的媒介和主题来传达这个想法。第三,所策划的活动要让在场所有人参与其中,要让参加者亲身地去体验、去感受。